PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Perubahan adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman.  Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan

Menurut Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk kelangsungan hidup oranisasi.

Hampir semua ahli berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan suatu perubahan. Dengan demikian, penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi. Ditambahkan pula, perubahan organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi yang di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.

Perubahan organisasi adalah upaya masyarakat dalam organisasi tersebut, bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang sama, dengan melakukan perubahan-perubahan organisasi dalam berbagai aspek. Atau melakukan berbagai penyesuaian dengan perkembanagn zaman yang terus berkembang. Agar tujuanya dapat tercapai, dan dapat bertahan dalam perubahan besar dunia.

Perkembangan Organisasi

Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi yang dituturkan oleh para pakar, diantaranya adalah:

Ø  Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya

Ø  Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi

Ø  Perkembangan organisasi merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi

Ø  perkembangan organisasi merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi

Ø  perkemangan organisasi lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.

Ø  perkembangan organisasi meliputi perubahan yang sengaja direncanakan.

Cara menyampaikan pendapat :

1.      Tanggapan harus langsung menuju ke pokok persoalannya secara langsung

2.      Tidak bersifat personal

3.      Pernyataan/tanggapan yang diberikan harus disertai dengan bukti-bukti atau alasan yang mendukung

4.      Disertai dengan adanya pemberian solusi yang tepat untuk memecahkan permasalahan yang didiskusikan

5.      Disampaikan dengan cara yang bijaksana, dan menggunakan bahasa yang santun

KERJA SAMA TIM DALAM ORGANISASI

Tim adalah suatu unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mengoordinasi kerja mereka untuk tujuan tertentu. Definisi ini memiliki tiga komponen. Pertama, dibutuhkan dua orang atau lebih. Kedua, orang – orang dalam sebuah tim memiliki interaksi regular. Ketiga, orang – orang dalam sebuah tim memiliki tujuan kinerja yang sama.

Perbedaan antara kelompok dan tim

KELOMPOK	TIM
♠ Memiliki pemimpin yang ditunjuk ♠ Akuntabilitas individual ♠ Tujuan kelompok dan organisasi sama ♠ Hasil kerja individual ♠ Mengadakan pertemuan – pertemuan efisien ♠ Efektifitas secara tidak langsung diukur oleh pengaruh bisnis ♠ mendiskusikan, memutuskan, mendelegasikan pekerjaan untuk para individu	♠ Berbagi peran kepemimpinan ♠ Akuntabilitas mutual dan individu ♠ Visi atau tujuan khusus tim ♠ Hasil kerja kolektif ♠ Pertemuan – pertemuan mendorong diskusi terbuka ♠ Efektifitas secara langsung diukur dengan menilai kerja kolektif ♠ mendiskusikan, memutuskan, berbagi pekerjaan

Model Efektifitas Tim Kerja

Efektifitas tim kerja didasarkan pada dua hasil – hasil produktif dan kepuasan pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan – tujuan tim. Faktor – faktor yang mempengaruhi efektifitas tim yaitu konteks organisasional, struktur, strategi, lingkungan budaya, dan system penghargaan. Karakter tim yang penting adalah jenis, struktur, dan komposisi tim. Karakteristik – karakteristik tim ini mempengaruhi proses internal tim, yang kemudian mempengaruhi hasil dan kepuasan. Para pemeimpin harus memahami dan mengatur tingkat tingkat – tingkat perkembangan, kekompakan, norma – norma, dan konflik supaya dapat membangun tim yang efektif.

JENIS TIM

► Tim Formal

Tim formal diciptakan oleh organisasi sebagai bagian dari struktur formal organisasi. Dua jenis tim formal yang paling umum adalah tim vertikal dan tim horizontal.

► Tim Vertikal

Tim vertikal terdiri dari seorang manajer dan para bawahannya dalam rantai komando formal. Terkadang tim ini disebut tim fungsional atau tim komando.Setiap tim diciptakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu lewat aktifitas dan interaksi bersama para anggota.

► Tim Horizontal

Tim horizontal terdiri atas karyawan – karyawan dari tingkat hierarkis yang hamper sama, tetapi dari bidang keahlian yang berbeda. Dua jenis tim horizontal yang paling umum adalah angkatan tugas dan komite.

1. Angkatan tugas adalah kelompok karyawan dari departemen – departemen berbeda yang dibentuk untuk menangani aktifitas tertentu dan hanya bertahan sampai tugas itu selesai.
2. Komite biasanya berumur panjang dan mungkin merupakan bagian permanen dari struktur organisasi. Komite memberikan keuntugan yaitu: memungkinkan para anggota organisasi untuk bertukar informasi, menghasilkan saran – saran untuk mengoordinasi unit – unit organisasional yang diwakilkan, mengembangkan berbagai ide dan solusi baru untuk masalah – masalah organisasional yang ada, dan membantu perkembangan berbagai praktik dan kebijaksanaan organisasional yang baru.

► Tim dengan Tujuan Khusus

Tim dengan tujuan khusus adalah tim yang diciptakan diluar organisasi formal untuk mengerjakan proyek kepentingan atau kreatifitas khusus. Tim dengan tujuan khusus masih merupakan bagian dari organisasi formal dan memiliki struktur laporannya sendiri.

► Tim dengan Kepemimpinan Mandiri

Tim yang dibentuk dalam satu departemen yang sama dan anggotanya adalah karyawan untuk mendiskusikan cara-cara peningkatan kualitas, efisiensi dll.

- Tim pemecahan masalah biasanya terdiri atas 5 sampai 12 karyawan per jam dari departemen yang sama yang dengan sukarela bertemu untuk mendiskusikan cara – cara peningkatan kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja. Tim pemecahan masalah biasanya merupakan langkah pertama dalam langkah perusahaan menuju partisipasi karyawan yang lebih besar. Seiring dengan bertambah dewasanya perusahaan, tim pemecahan masalah berangsur – angsur berkembang menjadi tim dengan kepemimpinan mandiri.

- Kepemimpinan mandiri biasanya terdiri dari 5 sampai 20 pekerja dengan lebih dari satu keterampilan yang menggilir pekerjaan untuk menghasilkan produk atau layanan yang menyeluruh atau setidaknya satu aspek menyeluruh atau bagian dari sebuah produk atau layanan. Ide pokoknya adalah bahwa tim – tim itu sendiri, dan bukan para manajer atau supervisor, bertanggung jawab atas pekerjaan mereka, membuat keputusan, mengawasi kinerja mereka sendiri, dan mengubah perilaku kerja mereka seperti yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, mencapai tujuan, dan menyusuaikan diri terhadap kondisi – kondisi yang berubah.

Tim dengan kepemimpinan mandiri merupakan tim permanen yang secara khusus meliputi elemen – elemen berikut ini :

· Tim mencakup para karyawan yang memiliki beberapa keterampilan dan fungsi, dan keterampilan – keterampilan yang dikombinasikan sudah cukup untuk mengerjakan tugas organisasional yang besar.

· Tim diberi akses menuju sumber – sumber daya seperti informasi, peralatan, mesin dan persediaan yang dibutuhkan untuk mengerjakan seluruh tugas.

· Tim diberi kekuasaan dengan otoritas pembuatan keputusan yang berarti bahwa para anggota memiliki kebebasan untuk memilih anggota baru, memecahkan masalah, menghabiskan uang, mengawasi hasil, dan merencanakan masa depan.

► Tim di Linkungan Kerja yang Baru

Dua jenis tim yang semakin sering digunakan adalah tim virtual/maya dan tim global

1. Tim virtual terdiri atas anggota – anggota yang tersebar secara geografis dan organisasional yang terikat terutama oleh kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tim virtual sering meliputi para pekerja lepas, anggota organisasi rekanan, pelanggan, pemasok, konsultan, atau pihak – pihak luar lainnya. Salah satu keuntungan utama tim virtual adalah kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan kelompok orang yang paling tepat untuk menyelesaikan proyek yang kompleks, memecahkan masalah tertentu, atau mengekploitasi peluang strategis tertentu.

2. Tim global adalah tim kerja lintas batas yang terbentuk dari anggota – anggota dengan kebangsaan yang berbeda yang aktifitasnya menjangkau banyak Negara. Tim global dapat dibagi dalam dua kategori yaitu tim interkultiral yang para anggotanya berasl dari berbagai negara atau budaya yang berbeda dan bertemu dengan berhadapan secara langsung, dan tim global virtual yang para anggotanya tinggal di lokasi yang terpisah di seluruh penjuru dunia dan melaksanakan pekerjaan mereka dengan bantuan teknologi elektronik.

KAREKTERISTIK TIM

Ukuran

Secara umum, ketika ukuran tim meningkat, akan lebih sulit bagi setiap anggota untuk dapat saling berinteraksi dan mempengaruhi satu sama lain. Ukuran kelompok mengusulkan hal hal berikut ini :

1. Tim kecil ( 2 sampai 4 anggota ) menunjukan lebih banyak persetujuan, mengajukan lebih banyak pertanyaan, dan bertukar lebih banyak opini. Merek cenderung bersikap informaldan tidak banyak menuntut pemimpin.

2. Tim besar cenderung memiliki lebih banyak perselisihan pendapat dan perbedaan opini. Karena kurangnya kepuasan dihubungkan dengan tugas yang dispesialisasikan serta komunikasi yang buruk, para anggota tim memiliki sedikit kesempatan untuk berpatisipasi dan merasakan keakraban kelompok.

Peran Anggota

Daloam tim – tim yang sukses syarat kinerja tugas dan kepuasan social dipenuhi oleh munculnya dua jenis peran yaitu spesialis tugas dan sosioemosional.

Orang – orang yang memainkan peran spesialis tugas menghabiskan waktu dan energi untuk membantu tim meraih tujuannya. Mereka sering memperlihatkan perilaku – perilaku berikut :

- Memprakarsai ide

- Memberikan opini

- Mencari informasi

- Meringkas

- Memberi semangat

Orang – orang yang menggunakan peran sosioemosional mendukung kebutuhan emosional para anggota tim dan membantu menguatkan kesatuan social. Mereka memperlihatkan perilaku – perilaku berikut :

- Mendorong

- Berpadu

- Mengurangi Ketegangan

- Mengikuti

- Berkompromi

PROSES TIM

Tingkat Perkembangan Tim

· Pembentukan. Tingkat pembentukan adalah periode orientasi dan perkenalan. Selama tigkat pembentukan ini, pemimpin tim harus memberikan waktu bgi para anggota untuk mengenal satu sama lain dan mendorong mereka terlibat dalam diskusi informal dan social.

· Prahara. Selam tingkat prahara kepribadian individual muncul. Tingkat ini ditandai oleh konflik dan perselisihan pendapat.

· Penetuan norma. Selama tingkat penentuan norma, konflik konflik diselesaikan, dan keharmonisan serta kesatuan tim muncul. konsensus terwujud pada siapa yang memiliki kekuasaan, siapa pemimpinnya, dan peran – perab para anggota.

· Pelaksanaan. Selama tingkat pelaksanaan, penekanan utama ada pada pemecahan masalah dan penyelesaian tugas yang diberikan. Selama tingkat ini pemimpin harus berkonsentrasi terhadap pelaksanaan kinerja tugas yang tinggi. Spesialis sosioemosional dan spesialis tugas harus memberikan kontribusi.

· Pembubaran. Tingkat pembubaran muncul dalam komite, angkatan tugas, dan tim yang memiliki tugas yang terbatas untuk dikerjakan dan dibubarkan setelahnya. Pada saat ini, pemimpin mungkin berharap untuk memberitahukan pembubaran tim dengan suatu ritual atau upacara, barangkali memberikan piagam dan penghargaan untuk menandakan penutupan dan kelengkapan.

Kekompakan Tim

Kekompakan tim didefinisikan sebagai sejauh mana para anggota tertarik pada tim dan termotivasi untuk tinggal didalamnya. Faktor – faktor yang menentukan kekompakan tim :

1.       Interaksi tim. Hubungan yang lebih baik antara anggota tim dan semakin banyak waktu yang dihabiskan bersama, semakin kompak tim tersebut.

2.       Konsep tujuan yang sama. Anggota tim sepakat dengan tujuan dan menjadikan lebih kompak

3.       ketertarikan pribadi terhadap tim. Para anggota memiliki sikap dan nilai yang serupa dan senang berkumpul.

Norma Tim

Norma tim adalah standar perilaku yang sama – sama dimiliki oleh para anggota tim dan membimbing perilaku mereka. Norma bersifat informal. Norma juga tidak tertulis, seperti halnya peraturan dan prosedur.

Norma mengidentifikasikan nilai – nilai utama, mengklarifikasi harapan – harapan peran, dan memudahkan kelangsungan hidup tim. Norma yang relevan dengan perilaku sehari – hari dan hasil kerja serta kinerja karyawan secara berangsur –angsur berkembang. Empat cara berkembangnya norma tim yang lazim untuk mengendalikan dan mengarahkan perilakuyaitu :

1. Peristiwa penting. Peristiwa penting dalam sejarah tim membangun teladan yang penting.

2. Keunggulan. Keunggulan berarti bahwa perilaku pertama yang muncul dalam tim sering kali menentukan teladan untuk harapan – harapan tim nantinya.

3. Perilaku pembawaan. Perilaku pembawaan menghadirkan norma – norma ke dalam tim dari luar.

4. Pernyataan yang eksplisit. Dengan pernyataan yang eksplisit, para pemimpin atau para anggota tim dapat memprakarsai norma – norma dengan mengungkapkannya pada tim.

MENGATUR KONFLIK TIM

Karektiristik terakhir dari proses tim adalah konflik. Konflik mengacu pada interaksi antagonistis di mana satu pihak berusaha untuk menghalangi maksud atau tujuan pihak lain. Kompetisi berarti persaingan antara individu atau tim bisa memiliki pengaruh yang sehat karena kompetisi memberi semangat kepada orang – orang untuk menampilkan kinerja yang lebih tinggi.

Penyebab Konflik

Beberapa faktor dapat menyebabkan orang – orang terlibat dalam konflik :

1. Sumber daya yang langka. Sumber daya meliputi uang, informasi, dan persedian.

2. Ambiguitas Yurisdiksional. Konflik juga muncul ketika batas dan tanggung jawab pekerjaan tidak jelas.

3. Gangguan komunikasi. Potensi gangguan komunikasi bahkan lebih besar dalam tim virtual dan tim global yang terdiri atas anggota dari negara dan budaya yang berbeda. Komunikasi yang buruk menyebabkan kesalahan persepsi dan kesalah pahaman orang lain dari tim.

4. Bentrokan kepribadian. Bentrokan kepribadian muncul ketika orang – orang tidak bekerja dengan harmonis atau tidak sepenuhnya setuju dalam isu apa pun.

5. Perbedaan kekuasaan dan status. Perbedaan kekuasaan dan status muncul ketika satu pihak memiliki pengaruh untuk berdebat terhadap pihak lain.

6. Perbedaan tujuan. Konflik sering muncul hanya karena seseorang mengejar tujuan yang bertentangan. Perbedaan tujuan biasa terjadi dalam organisasi.

Gaya Menangani Konflik

Anggota – anggota tim yang efektif mengubah gaya mereka dalam menangani konflik agar sesuai dengan situasi tertentu. Lima gaya ini sesuai untuk kasus – kasus tertentu.

- Gaya berkompentisi mencerminkan ketegasan untuk mendapatkan yang diinginkan, dan harus digunakan ketika tindakan yang tepat dan tegas sangat diperlukan dalam isu – isu penting atau tindakan – tindakan yang tidak umum.

- Gaya menghindar tidak mencerminkan ketegasan ataupun kekooperatifan. Gaya ini tepat digunakan ketika isu yang dihadapi sepele, tidak ada kesempatan menang.

- Gaya berkompromi mencerminkan jumlah ketegasan dan kekooperatifan yang cukup. Gaya ini dapat digunakan ketika tujuan kedua pihak sama.

- Gaya Mengakomodasi mencerminkan tingkat kekooperatifan yang tinggi, yang cocok digunakan ketika orang – orang sadar bahwa mereka salah.

- Gaya berkolaborasi mencerminkan tingkat ketegasan dan kekooperatifan yang tinggi. gaya berkolaborasi penting ketika persoalan kedua pihak terlalu penting untuk dikompromikan, wawasan dari orang yang berbeda harus digabung menjadi sebuah solusi yang menyeluruh, dan ketika komitmen kedua pihak dibutuhkan untuk consensus.

MANFAAT DAN KERUGIAN TIM

Manfaat Potensial Tim

· Tingkat usaha. Tim – tim karyawan sering mengeluarkan banyak energi dan kreativitas dari para pekerja yang menyukai ide penggunaan otak dan badan mereka untuk mencapai tujuan.

· Kepuasan Anggota. Bekerja dalam tim dapat membantu memenuhi kebuuhan – kebutuhan tersebut.

· Pengetahuan dan keterampilan kerja yang luas. Tim memperoleh sumber – sumber yang intelektual dari beberapa anggota.

· Responsifitas organisasional. Tim – tim karyawan meningkatkan fleksibilitas karena para pekerja dapat diorganisasi dan para karyawan ditugaskan kembali ketika dibutuhkan.

Kerugian Potensial Tim

· Penyusunan kembali kekuasaan. Ketika perusahaan membentuk para pekerja garis depan dalam tim, para manajer enggan menyerahkan kekuasaan.

· Penikmat Cuma – Cuma. Yaitu seoarang anggota tim yang mendapatkan keuntungan dari keanggotaan tim, tetapi tidak melaksanakan bagian pekerjaan yang sebanding.

· Biaya koordinasi. Kelompok – kelompok harus menghabiskan waktu untuk bersiap – siap melakukan pekerjaan dan kehilangan waktu produktif.

· Sistem revisi. Penilaian kinerja dan system penghargaan harus direvisi untuk mencerminkan pendekatan tim yang baru kalu tidak kerja sama tim akan gagal.